Kaj morate vedeti
Team building na prostem načrtujte od cilja ekipe do rezervnega vremenskega scenarija. Pred potrditvijo uskladite dostop, prostor, prehrano, varnost, način obveščanja in odgovorne osebe. Program naj ima dovolj časa za pogovor in vsaj eno enostavno možnost sodelovanja za vsakogar.
Team building na prostem uspe, ko je program zgrajen okoli jasnega cilja in ne okoli čim daljšega seznama aktivnosti. Najprej določite, kaj naj skupina po dogodku zna, razume ali lažje naredi skupaj. Nato uskladite datum, število ljudi, prostor, dostop, prehrano in vremenski načrt. Tako lahko dan ostane sproščen, tudi če se razmere spremenijo.
\n\n\nPo zaključku obdržite zapis praktičen. Shranite končni urnik, kontaktne osebe, dejanski strošek in odločitev, ki je najbolj vplivala na potek dneva. Če je bila skupina manj dejavna, kot ste pričakovali, to ni nujno neuspeh; preverite, ali je bil cilj dneva primeren, ali so bila navodila razumljiva in ali je program dopuščal dovolj izbire. Naslednjič spremenite eno ali dve stvari, ne vsega naenkrat.
\nZa začetek ne potrebujete popolnega scenarija. Potrebujete pa eno osebo, ki odloča, kdo ima kontakt z izvajalci in do kdaj skupina potrdi ključne izbire. Pri zunanjem dogodku se podrobnosti hitro seštejejo: prihod, garderoba, sedenje, senca, sanitarije, morebitne prehranske posebnosti in varen zaključek poti domov. Ta kontrolni seznam pomaga razdeliti odgovornost, ne pa nadomestiti dogovora z izbranim prizoriščem.
Team building na prostem: začnite s ciljem dneva
Vprašajte se, ali želite boljše sodelovanje med ekipami, dobrodošlico novim sodelavcem, praznovanje dosežka ali preprosto skupen odmik od vsakodnevne rutine. En cilj je dovolj. Če ga ne morete napisati v enem stavku, bo tudi program verjetno preveč razpršen.
Iz cilja izpeljite eno glavno aktivnost in dve krajši. Za novo ekipo lahko to pomeni kratek spoznavni krog, skupinski izziv in čas za pogovor ob hrani. Za utrjeno ekipo je morda primernejša delavnica, ki ima jasen rezultat, nato pa neobvezen družabni del. Ljudem v vabilu povejte, kaj jih čaka, koliko hoje je predvidene in ali potrebujejo posebno obutev. Neobvezne aktivnosti označite kot neobvezne; tako se bodo lažje vključili tudi tisti, ki se ne želijo izpostavljati v tekmovalnih igrah.
Pred rezervacijo preverite prostor in tok udeležencev
Prostor izbirajte po poteku dneva, ne le po fotografijah. Narišite preprost tok: prihod, pozdrav, glavni del, odmor, hrana, prosti čas in odhod. Pri vsakem koraku preverite, kje ljudje stojijo ali sedijo, kje odložijo stvari in kaj se zgodi, če začne deževati. Posebej koristno je vprašati o dostopu z javnim prevozom, parkiranju, dostopni poti in sanitarnem prostoru.
Za dogodek v Ljubljani je lahko izhodišče prostor, ki že povezuje zunanjo infrastrukturo, hrano in najem za skupine. Taprav Park navaja najem zunanjega prireditvenega prostora za poslovne dogodke, team buildinge in praznovanja; vseeno pred potrditvijo neposredno preverite razpoložljivost, kapaciteto, čas dostopa, ponudbo in konkretne pogoje. Partnerjeva stran je izhodišče za pogovor, ne nadomešča pisnega dogovora.
Če načrtujete piknik ali druženje, si lahko predhodno ogledate tudi naš vodnik o vprašanjih pred najemom prostora za piknik. Pri večji skupini razdelite udeležence v manjše enote z jasnimi zbirnimi točkami. Tako ne nastane gneča pri registraciji, hrani ali začetku programa, vodja pa hitreje opazi, če kdo potrebuje pomoč.
Vreme ni opomba, ampak druga različica programa
Rezervni načrt pripravite istočasno z osnovnim programom. Zapišite prag odločitve: kdo spremlja napoved, ob kateri uri se odločite in kako udeležence obvestite. Rezerva je lahko pokrit del iste lokacije, premik aktivnosti v krajši program ali prestavitev datuma. Ne zanašajte se na splošno obljubo, da bo »nekako šlo«.
Ob vročini načrtujte senco, vodo, lažji tempo in možnost odmora. NIJZ opozarja, da vročina posebej obremeni občutljive skupine in ljudi, ki so dodatno izpostavljeni na prostem. Zato v vabilu ne predpostavljajte enake telesne pripravljenosti vseh udeležencev. Ob vetru ali nevihti naj izvajalec aktivnosti pravočasno pove, katere elemente programa je mogoče varno izvesti. Za praktično razmišljanje o spremembi načrta lahko uporabite tudi DAES članek Rezervni načrt za dogodek na prostem.
Program naj pusti prostor za pogovor
Najpogostejša napaka je preveč vsebine. Pripravite časovni okvir, vendar ne zapolnite vsake minute. Po glavni aktivnosti pustite vsaj dvajset minut brez naloge; ravno takrat pogosto nastanejo pogovori med ljudmi, ki se pri delu redkeje srečajo. Hrano in pijačo načrtujte kot del ritma dneva, ne kot nagrado, ki jo vsi čakajo šele na koncu.
Pri izboru aktivnosti ponudite vsaj dve ravni sodelovanja. Nekdo lahko sodeluje pri reševanju naloge, drugi pri koordinaciji, tretji pa pri dokumentiranju idej. S tem zmanjšate pritisk, da mora biti vsak dober v športnem ali odrskem delu. Pri alkoholu ostanite previdni: če je del ponudbe, vnaprej uredite brezalkoholne možnosti, prevoz in odgovorno osebo za zaključek dogodka.
Varnost, hrup in pravila preverite pred potrditvijo
Zaprt interni dogodek in javna prireditev nista nujno ista stvar. GOV.SI pojasnjuje, da so javne prireditve organizirana zbiranja, kjer je udeležba dovoljena vsakomur pod določenimi pogoji, za njih pa veljajo prijave oziroma v posameznih primerih dovoljenja. Če vaš program vključuje odprt dostop, večje število obiskovalcev, prometne zapore, ozvočenje ali posebne aktivnosti, pravočasno preverite konkretne obveznosti pri pristojnem organu in pri upravljavcu prostora.
Pri zvočnikih ne ugibajte. Državni portal o hrupu navaja, da za prireditve na prostem z zvočnimi napravami lahko veljajo zahteve glede dovoljenja za začasno ali občasno čezmerno obremenitev okolja s hrupom. Dogovorite se, kdo preveri omejitve, uro zaključka in sosednje okolje. To ni pravni nasvet; pravila so odvisna od vrste dogodka, lokacije in programa.
Kontrolni seznam za zadnjih sedem dni
- Potrdite število udeležencev, prehranske potrebe in kontakt odgovorne osebe.
- Pošljite kratek program, naslov, navodila za prihod in oblačila glede na vreme.
- Z izvajalcem preverite čas dostopa, postavitev, elektriko, sanitarije, čiščenje in odpovedni scenarij.
- Določite osebo za prvo pomoč, zbirno točko in način obveščanja ob spremembi.
- Dan prej preverite vremensko napoved ter sprožite vnaprej dogovorjeni rezervni načrt, če je potreben.
Po dogodku zberite en uporaben podatek
Ne pošiljajte dolge ankete. Tri kratka vprašanja so dovolj: kaj je ljudem pomagalo sodelovati, kaj bi naslednjič poenostavili in ali bi tak format priporočili drugi ekipi. Odgovore preglejte skupaj z dejanskimi podatki: zamude, poraba časa, nepredvidene spremembe in stroški. Tako bo naslednji team building na prostem boljši zaradi konkretnega učenja, ne zaradi spomina na prijeten dan.