Kaj morate vedeti
Digitalni podpis v PDF preverite v podpisni plošči programa: preberite stanje integritete, podpisnika, podatke o potrdilu in časovni žig. Če je stanje neznano ali dokument ni pričakovan, ga ne odobrite; pošiljatelja preverite po neodvisnem kanalu.
Digitalni podpis v PDF: kako preveriti, ali je veljaven
Ko prejmete podpisan PDF, ne sklepajte o njegovi veljavnosti po videzu podpisa, žigu ali imenu datoteke. Odprite dokument v programu, ki zna podpis preveriti, nato preberite status, ime podpisnika, podatke o potrdilu in morebitna opozorila. Tako hitro ugotovite, ali se vsebina po podpisu ni spremenila in ali program lahko preveri pot zaupanja. Postopek ni pravno mnenje o pogodbi, je pa dober tehnični prvi pregled pred nadaljnjim korakom.
Preverjanje digitalnega podpisa v PDF: začnite pri statusu
PDF najprej shranite na napravo in ga odprite v zaupanja vrednem bralniku. V Adobe Acrobatu poiščite ploščo Signatures oziroma podpisno ploščo, izberite podpis in zaženite preverjanje. Adobe v svojih navodilih pojasnjuje, da je tam mogoče preveriti stanje podpisa, podrobnosti potrdila in podatke o časovnem žigu. Ne zanašajte se zgolj na zeleno ikono: odprite podrobnosti, saj se lahko pomen opozorila razlikuje glede na nastavitve programa.
Veljaven tehnični status praviloma pomeni dve ločeni stvari: podpisana vsebina po podpisu ni bila spremenjena in program je lahko ocenil potrdilo po svojih pravilih zaupanja. Če je dokument po podpisu spremenjen, je to razlog za ustavitev postopka in za zahtevo po novem dokumentu od pošiljatelja. Če je stanje neznano, ne pomeni nujno prevare; lahko manjkajo podatki o izdajatelju, povezava do preverjanja preklica ali nastavitve zaupanja. Vseeno je to stanje za dodatno preverjanje, ne za odobritev na slepo.
Pet podatkov, ki jih preberite v lastnostih podpisa
- Stanje integritete: ali program sporoča, da dokument po podpisu ni bil spremenjen.
- Ime podpisnika ali organizacije: ali ustreza osebi oziroma podjetju, s katerim dejansko poslujete.
- Izdajatelj potrdila: preverite, kdo je potrdilo izdal in ali ga vaš program pozna.
- Obdobje veljavnosti in preklic: potrdilo je lahko poteklo ali preklicano; to je ločeno od datuma PDF-ja.
- Časovni žig: preverite, ali program navaja preverljiv žig in ne samo uro iz računalnika podpisnika.
Časovni žig je uporaben, ker veže dokument na določen trenutek. Vendar samo zapis ure v dokumentu še ni samostojen dokaz, da je bila ura neodvisno preverjena. Adobe razlikuje med časom iz lokalne ure podpisnikovega računalnika in časovno žigosanim podpisom; pri drugem primeru je treba še vedno pogledati, ali je mogoče preveriti strežnik časovnega žiga. Če pregledujete dokument po poteku potrdila, so te podrobnosti še pomembnejše.
Kdaj zaupanje v programu ni dovolj
Programska oznaka ne odgovori na vsa poslovna vprašanja. Ne potrdi, da je pošiljateljev e-poštni naslov res njegov, da imate pravo končno različico pogodbe ali da je oseba smela skleniti posel. Zato dokument primerjajte z dogovorjenimi pogoji in morebitno prejšnjo različico. Pri nepričakovani datoteki najprej uporabite enak miren pristop kot pri neznani e-poštni priponki: ne odpirajte povezav iz spremnega sporočila in pošiljatelja preverite po že znanem kontaktnem kanalu.
Posebej previdni bodite, kadar PDF zahteva geslo, poziva k namestitvi vtičnika ali vsebuje povezavo do prijavne strani. Za navaden pregled podpisa dodatna razširitev brskalnika ni potrebna. Pred namestitvijo katerekoli razširitve preglejte njena dovoljenja razširitve brskalnika in preverite, ali jo priporoča uradni ponudnik. Pri dokumentu z visoko finančno ali pravno posledico pokličite podpisnika na preverjeno številko ali se obrnite na odgovorno osebo; ne uporabljajte številke iz sumljivega spremnega sporočila.
Razlika med elektronskim podpisom, kvalificiranim podpisom in pečatom
Izraz elektronski podpis je širok. Evropska komisija pojasnjuje, da so kvalificirane elektronske storitve zaupanja pod strožjimi zahtevami in da ima kvalificirani elektronski podpis posebno pravno posledico, primerljivo z lastnoročnim podpisom. To ne pomeni, da lahko iz samega grafičnega žiga v PDF ugotovite pravni učinek konkretne pogodbe. Pomeni pa, da je treba ločiti med tehničnim preverjanjem datoteke, vrsto storitve zaupanja in vsebino posla.
Elektronski pečat je soroden mehanizem za organizacije: pomaga dokazovati izvor in celovitost podatkov, vendar ni isto kot podpis fizične osebe. Pri obeh je koristno preveriti, ali se ponudnik oziroma storitev pojavlja na ustreznem seznamu zaupanja. Evropski seznami zaupanja pojasnjujejo, da je kvalificirani status ponudnika in storitve vezan na vpis v nacionalni seznam. Za tehnično uporabo pa uporabljajte uradna navodila svojega bralnika PDF, na primer Adobejeva navodila za preverjanje digitalnih podpisov.
Kratek postopek ob opozorilu ali neznanem stanju
- Ne podpisujte, ne posredujte in ne plačujte samo zato, ker je v datoteki videti podpis.
- Shranite originalni PDF in ne urejajte vsebine, saj lahko sprememba prekine preverjanje.
- Odprite lastnosti podpisa ter zapišite točno sporočilo o stanju.
- Primerjajte podpisnika, datum in dokument z dogovorom, ki ga že imate.
- Pošiljatelja preverite prek znanega telefona ali uradnega spletnega kontakta.
- Če je odločitev pomembna, zahtevajte novo podpisano različico ali strokovni pregled.
Ne poskušajte opozorila rešiti tako, da ročno dodate neznano potrdilo med zaupanja vredna. Adobe opozarja, da je pri uvozu potrdila iz podpisanega PDF-ja smiselno najprej preveriti njegov prstni odtis z znanim, zaupanja vrednim virom. Ročno zaupanje lahko spremeni prikaz v vašem programu, ne potrdi pa samo po sebi identitete osebe, ki vam je datoteko poslala.
Preden dokument pošljete naprej
Če PDF prejmete v službi, ga po preverjanju ne pretvarjajte v sliko in ga ne podpisujte znova samo zato, da bi ga lažje delili. Ohranite prejeto datoteko, sporočilo o preverjanju in, kadar je pomembno, tudi kanal prejema. Pri več podpisih preverite vsakega posebej: poznejši podpis lahko velja za drugo različico dokumenta ali pa je pred njim dovoljeno le določeno dopolnilo. Če morate dokument poslati sodelavcu, mu pošljite izvirnik in ločeno povejte, kaj ste preverili; ne trdite, da je pogodba pravno urejena zgolj zato, ker je podpis v programu zelen.
Pri lastnem podpisovanju izberite postopek, ki ga zahteva prejemnik, in preverite končno shranjeni PDF, ne samo potrdila na spletni strani za podpis. Zelo pogosta napaka je, da uporabnik preveri predogled, nato pa po e-pošti prejme drug priponjen dokument. Primerjajte ime datoteke, število strani, datum in bistvene zneske ali priloge. Če se karkoli ne ujema, naj pošiljatelj dokument pripravi znova in ga pošlje skozi že dogovorjen kanal.
Najbolj uporabno pravilo za vsakdan
Digitalni podpis preverjajte na treh ravneh: datoteka, potrdilo in kontekst. Najprej preverite, ali je PDF po podpisu nedotaknjen. Nato odprite potrdilo, stanje preklica in časovni žig. Nazadnje neodvisno preverite pošiljatelja in namen dokumenta. Ta kombinacija ne nadomesti pravnega nasveta in ne zagotovi, da je posel ugoden, vendar bistveno zmanjša možnost, da bi veljavna ikona zakrila napačnega prejemnika, spremenjen dokument ali prevaro prek spremljajoče e-pošte.